Internetowa baza tekstów prawnych OpenLEX (2024)

1. Cel procedury.

Określenie zasad realizacji procesu nadzorowania jakości lub procesu GQA.

2. Zakres stosowania procedury.

Procedura ma zastosowanie do procesu nadzorowania jakości prowadzonego przez rejonowe przedstawicielstwo wojskowe (RPW). Może być wykorzystana odpowiednio w przypadku prowadzenia procesu nadzorowania jakości przez zamawiającego lub użytkownika SpW.

3. Rozpoczęcie procesu nadzorowania jakości lub GQA.

3.1. Dokumenty inicjujące proces nadzorowania jakości lub GQA.

Do rozpoczęcia procesu nadzorowania wymagany jest przynajmniej jeden z niżej wymienionych dokumentów:

1) polecenie nadzorowania wydane przez Szefa Agencji Uzbrojenia wraz z dołączonym arkuszem analizy ryzyka i uzgodnioną klauzulą jakościową;

2) wniosek o objęcie nadzorowaniem przekazany przez RPW delegujące zawierający zidentyfikowane obszary ryzyka oraz zalecenia dla przedstawiciela wojskowego - zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej procedury;

3) RGQA przekazany przez instytucję narodową państwa zamawiającego do Agencji Uzbrojenia.

3.2. Przegląd formalny dokumentów inicjujących.

Szef RPW przeprowadza formalny przegląd dokumentów inicjujących i wyznacza przedstawiciela wojskowego lub GQAR do realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA. W przypadku wystąpienia błędów formalnych w przekazanych dokumentach Szef RPW podejmuje czynności wyjaśniające.

4. Realizacja procesu nadzorowania jakości lub GQA.

4.1. Przegląd umowy.

4.1.1. Wyznaczony przedstawiciel wojskowy lub GQAR przeprowadza przegląd umowy (nie później niż do 14 dni roboczych od jej otrzymania) w odniesieniu do dokumentów inicjujących.

4.1.2. W czasie przeglądu umowy należy w szczególności sprawdzić, czy zawiera ona zapisy dotyczące:

1) powołania właściwego RPW do realizacji nadzorowania jakości;

2) wymagań dotyczących zapewnienia jakości oraz wymaganych dokumentów potwierdzających realizację procesu nadzorowania jakości;

3) prawa dostępu przedstawiciela wojskowego lub GQAR do obiektów wykonawcy lub podwykonawcy w celu realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA;

4) upoważnienia do opiniowania lub akceptacji wniosków o zgodę na odstępstwo;

5) przywołania dokumentów zawierających wymagania jakościowe dla SpW;

6) przepisów, które mogą oddziaływać na realizację umowy, w szczególności zapisów dotyczących:

a) oceny zgodności w zakresie wymagań ustawy OiB;

b) dozoru technicznego;

c) ochrony informacji niejawnych;

d) zabezpieczenia metrologicznego;

7) wymagań dotyczących zwolnienia SpW z zakładu wykonawcy lub podwykonawcy, w tym wymaganych dokumentów potwierdzających zgodność SpW oraz oświadczeń podpisywanych przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR;

8) terminów realizacji dostaw w ramach zawartej umowy;

9) zapewnienia przedstawicielowi wojskowemu lub GQAR dostępu do dokumentacji niezbędnej do realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA;

10) innych obszarów mogących mieć wpływ na realizację procesu nadzorowania jakości.

4.1.3. Przedstawiciel wojskowy lub GQAR wykonuje i archiwizuje dokument określający ustalenia z przeglądu umowy zawierający identyfikację obszarów ryzyka i formułuje wnioski dotyczące dalszych działań oraz przekazuje je do akceptacji Szefowi RPW, który:

1) podejmuje decyzję o rozpoczęciu procesu nadzorowania jakości lub, w uzasadnionych przypadkach, występuje o zmianę decyzji zawartej w poleceniu nadzorowania do Szefa Agencji Uzbrojenia;

2) akceptuje, częściowo akceptuje lub odrzuca wniosek o przeprowadzenie procesu nadzorowania jakości przekazany przez inne RPW oraz informuje o podjętej decyzji RPW delegujące wniosek;

3) akceptuje, częściowo akceptuje lub odrzuca wniosek o GQA i przekazuje informację o podjętej decyzji do Szefa Agencji Uzbrojenia.

4.2. Zawieszenie i odstąpienie od procesu nadzorowania jakości w trakcie jego realizacji.

4.2.1. W przypadku stwierdzenia uzasadnionych okoliczności uniemożliwiających prowadzenie procesu nadzorowania jakości, Szef RPW ma prawo do podjęcia decyzji o zawieszeniu procesu nadzorowania jakości na czas trwania tych okoliczności. W takim przypadku występuje z wnioskiem o zajęcie stanowiska do zamawiającego (określając termin uzyskania stanowiska) i informuje Szefa Agencji Uzbrojenia.

4.2.2. W przypadku braku stanowiska zamawiającego, o którym mowa w pkt 4.2.1., w określonym terminie lub gdy okoliczności w sposób trwały uniemożliwiają prowadzenie procesu nadzorowania jakości, Szef RPW podejmuje decyzję o odstąpieniu od realizacji procesu nadzorowania jakości przez RPW, informując Szefa Agencji Uzbrojenia i zamawiającego.

4.3. Planowanie procesu nadzorowania jakości lub GQA.

4.3.1. Uwzględniając wyniki przeglądu umowy i zakres czynności przygotowawczych określonych przez zamawiającego (jeśli takie czynności występują), dokumenty z analizy ryzyka opracowane przez instytucję ekspercką właściwą w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej lub organ logistyczny właściwy w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, zamawiającego lub delegującego proces nadzorowania jakości lub GQA oraz własne doświadczenie i wykonaną analizę ryzyka, przedstawiciel wojskowy lub GQAR opracowuje wstępnie plan nadzorowania lub plan GQA.

4.3.2. Plan nadzorowania lub plan GQA powinien zawierać jako minimum:

1) obszary ryzyka zidentyfikowane przez instytucję ekspercką właściwą w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej lub organ logistyczny właściwy w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, zamawiającego lub delegującego proces nadzorowania jakości lub GQA oraz w wyniku własnej analizy ryzyka z uwzględnieniem tych, które występują w łańcuchu dostaw, w których działania wykonawcy są niewystarczające w celu jego obniżenia do poziomu akceptowalnego;

2) identyfikację elementów systemu zarządzania jakością (SZJ) wykonawcy, w szczególności procesów wymagających nadzorowania;

3) czynności (stosowane metody) nadzorowania, kryteria;

4) częstotliwość realizowanych czynności;

5) inne działania w procesie nadzorowania jakości lub GQA, które zostały zawarte w zapisach umowy lub wniosku o GQA i mają być wykonane.

4.3.3. Plan nadzorowania lub plan GQA powinien być opracowany w odniesieniu do każdego indywidualnego procesu nadzorowania jakości lub GQA. Może być połączony i stanowić plan dotyczący realizowanych przedsięwzięć u danego wykonawcy, w przypadku jeśli będzie on dotyczył realizacji więcej niż jednej umowy lub zamówienia na zbliżony asortyment i dla których zidentyfikowano podobne obszary ryzyka.

4.3.4. Formularz planu nadzorowania lub plan GQA zawarty jest w załączniku nr 2 do niniejszej procedury. Zawartość planu nadzorowania lub GQA nie jest ograniczona do

powyżej wymienionych informacji. Plan może być modyfikowany w zależności od potrzeb wynikających ze specyfiki procesu nadzorowania jakości.

4.3.5. Spotkanie organizacyjne:

1) przedstawiciel wojskowy lub GQAR powinien zaplanować i przeprowadzić spotkanie organizacyjne z wykonawcą lub podwykonawcą;

2) spotkanie organizacyjne powinno być wykorzystane do zidentyfikowania oraz wyjaśnienia zagadnień związanych z realizacją procesu nadzorowania jakości, a w szczególności do omówienia i ustalenia:

a) zasad realizacji procesu nadzorowania jakości w obszarach określonych w umowie i dokumentach inicjujących proces nadzorowania, w tym współpracę z innymi wyznaczonymi RPW;

b) identyfikacji podwykonawców oraz zasad włączania do umów kierowanych przez wykonawcę do podwykonawców, zapisów dotyczących wymagań jakościowych, wymagań zapewnienia jakości, wymagań dotyczących oceny zgodności wyrobu oraz zagwarantowania przedstawicielowi wojskowemu lub GQAR możliwości przeprowadzenia procesu nadzorowania jakości lub GQA;

c) zasad komunikacji pomiędzy wykonawcą lub podwykonawcą a przedstawicielem wojskowym lub GQAR;

d) sposobu przeprowadzenia oceny SZJ wykonawcy lub podwykonawcy przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR;

e) zasad opracowania przez wykonawcę i akceptacji przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR: planu jakości, planu zarządzania konfiguracją, planu zarządzania ryzykiem lub innych wymaganych umową dokumentów;

f) zasad udostępnienia dokumentacji technicznej oraz sposobu postępowania wykonawcy w przypadku wprowadzania zmian w dokumentacji technicznej;

g) zasad postępowania wykonawcy lub podwykonawcy w przypadku wystąpienia zmian mających wpływ na realizację umowy;

h) zasad postępowania z wnioskami o zgodę na odstępstwo;

i) zasad zgłaszania przez wykonawcę przedstawicielowi wojskowemu lub GQAR planowanych terminów działań wykonawcy, które zostaną wskazane przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR;

j) zasad dotyczących postępowania w przypadku wystąpienia reklamacji, w tym także po zakończeniu realizacji umowy;

k) wymagań w zakresie zidentyfikowanych kluczowych lub krytycznych charakterystyk SpW i procesów realizowanych przez wykonawcę lub podwykonawcę.

4.3.6. Przedstawiciel wojskowy lub GQAR sporządza notatkę ze spotkania organizacyjnego zawierającą ustalenia dotyczące realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA, która powinna zostać podpisana przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR i przedstawiciela wykonawcy uczestniczących w spotkaniu oraz zaakceptowana przez szefa RPW.

4.3.7. Przedstawiciel wojskowy lub GQAR opracowuje ostatecznie plan nadzorowania lub plan GQA, oraz harmonizuje go z planem jakości wykonawcy (o ile jest wymagany), wykonując m. in. poniższe czynności:

1) uwzględnia w swoim planie nadzorowania lub planie GQA obszary ryzyka zidentyfikowane przez wykonawcę oraz planowane terminy działań wykonawcy w ramach realizacji SpW w celu monitorowania jego działań w procesie zarządzania ryzykiem;

2) informuje wykonawcę w których obszarach realizacji wyrobu i procesach zostało przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR zidentyfikowane ryzyko wymagające prowadzenia właściwych działań przez wykonawcę, oraz weryfikuje czy zostały one uwzględnione w planie jakości;

3) po przedstawieniu przez wykonawcę planu jakości spełniającego wymagania, akceptuje go podpisem.

4.3.8. Zharmonizowany plan nadzorowania lub plan GQA przedstawia do zatwierdzenia szefowi RPW.

4.3.9. Jeżeli w procesie nadzorowania jakości lub GQA wystąpi potrzeba wprowadzenia zmian do planu nadzorowania lub planu GQA wynikająca np. ze zmiany poziomu zidentyfikowanego ryzyka, lub pojawienia się nowego obszaru ryzyka, przedstawiciel wojskowy lub GQAR sporządza zmianę planu nadzorowania zapewniając identyfikowalność wszystkich wersji. Zmiany planu nadzorowania podlegają zatwierdzeniu przez szefa RPW.

4.3.10. Kopia planu GQA może być dostarczona delegującemu GQA na jego wniosek zapisany w RGQA.

4.3.11. Przedstawiciel wojskowy lub GQAR prowadzi "Arkusz czynności przedstawiciela wojskowego lub GQAR w procesie nadzorowania jakości lub GQA" zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej procedury.

4.3.12. W "Arkuszu czynności przedstawiciela wojskowego lub GQAR w procesie nadzorowania jakości lub GQA" przedstawiciel wojskowy lub GQAR dokonuje zapisów dotyczących:

1) realizowanych czynności, w tym wynikających ze zidentyfikowanych w planie nadzorowania lub planie GQA obszarów ryzyka;

2) uwag i obserwacji związanych z realizacją czynności;

3) wyników lub statusu kontroli lub badania.

Wykonanie czynności potwierdza własnoręcznym podpisem.

4.4. Ocena SZJ wykonawcy lub podwykonawcy.

4.4.1. Przedstawiciel wojskowy lub GQAR dokonuje oceny SZJ wykonawcy lub podwykonawcy pod względem zdolności do spełnienia wymagań umowy, ze szczególnym uwzględnieniem obszarów zidentyfikowanego ryzyka.

4.4.2. Jeżeli zapisy umowy nie zawierają wymagań dla SZJ nie przeprowadza się jego oceny, dokonuje się natomiast oceny procesów wykonawcy mających wpływ na jakość SpW, w szczególności analizuje się stopień przygotowania wykonawcy do realizacji umowy oraz ocenia się kompetencje komórek odpowiedzialnych za nadzór nad produkcją i badaniami SpW.

4.4.3.Instrukcję do przeprowadzenia oceny SZJ wykonawcy lub podwykonawcy zawiera załącznik nr 6 do niniejszej procedury.

4.5. Współpraca z wykonawcą lub podwykonawcą.

4.5.1. Przedstawiciel wojskowy lub GQAR współpracuje z wykonawcą w zakresie identyfikowania, analizy i oceny występującego ryzyka.

4.5.2. Działania wykonywane w wyżej wymienionym zakresie obejmują w szczególności:

1) pozyskiwanie informacji o obszarach ryzyka zidentyfikowanych przez wykonawcę lub podwykonawcę, oraz o skuteczności planowanych działań wykonawcy lub podwykonawcy;

2) analizę zidentyfikowanego ryzyka i jego wpływu na realizowaną umowę;

3) zgłaszanie wykonawcy lub podwykonawcy stwierdzonych niezgodności w SZJ, realizowanych przez niego procesach lub niezgodności dotyczących SpW;

4) żądanie od wykonawcy lub podwykonawcy przeprowadzenia analizy przyczyn źródłowych występujących niezgodności i wprowadzania odpowiednich działań korygujących;

5) ocenę proponowanych przez wykonawcę działań korygujących;

6) ocenę skuteczności prowadzonych przez wykonawcę działań korygujących, a w szczególnych przypadkach zawieszenie czynności realizowanych w procesie nadzorowania jakości oraz poinformowanie o tym fakcie zamawiającego oraz Szefa Agencji Uzbrojenia;

7) raportowanie do zamawiającego lub delegującego proces nadzorowania.

4.5.3. Jeżeli podczas realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA przedstawiciel wojskowy lub GQAR zidentyfikuje niekorzystną zmianę poziomu ryzyka dotyczącego realizowanej umowy, a działania wykonawcy w ocenie przedstawiciela wojskowego lub GQAR nie gwarantują, że poziom ryzyka zmieni się na akceptowalny, to powinien powiadomić o tym fakcie zamawiającego lub delegującego RGQA (wykorzystując formularz RIAC).

4.5.4. Każda zmiana poziomu ryzyka powoduje konieczność wykonania aktualizacji planu nadzorowania lub planu GQA lub RIAC.

4.6. Czynności przedstawiciela wojskowego lub GQAR.

4.6.1. Identyfikacja, analiza, ocena i monitorowanie ryzyka występującego w nadzorowanym procesie wykonawcy.

4.6.2. Ocena obejmuje między innymi:

1) zgodność wyników realizowanych procesów z wymaganiami: umowy, dokumentacji technicznej oraz przepisów;

2) skuteczność podejmowanych przez wykonawcę działań korygujących;

3) jakość materiałów, wyrobów wchodzących do produkcji, w odniesieniu do wymagań jakościowych;

4) nadzór metrologiczny nad stosowanym wyposażeniem pomiarowym, oprzyrządowaniem produkcyjnym;

5) działania wykonawcy dotyczące określenia oraz zapewnienia kompetencji personelu niezbędnego do realizacji umowy;

6) działania wykonawcy dotyczące elementów o istotnych wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa lub ochrony informacji niejawnych;

7) sposób/skuteczność weryfikacji SpW przez wykonawcę w toku produkcji;

8) zamieszczanie wymagań jakościowych w umowach z podwykonawcami;

9) proces zapewnienia jakości u podwykonawców prowadzony przez wykonawcę;

10) skuteczność procesu zarządzania ryzykiem;

11) zarządzanie konfiguracją;

12) zasadność oraz sposób wprowadzania zmian przez wykonawcę w dokumentacji technicznej w trakcie realizacji umowy;

13) realizowane przez wykonawcę czynności potwierdzające zgodność SpW z wymaganiami jakościowymi;

14) wyniki kontroli i badań SpW prowadzonych w trakcie procesów wykonawcy;

15) zgodność z wymaganiami podczas pakowania, przechowywania i wysyłki.

4.6.3. Jeżeli z oceny SZJ wykonawcy wynika, że mogą wystąpić istotne zagrożenia

w procesie realizacji umowy, to czynności nadzorowania jakości obejmują dodatkowo

w szczególności:

1) powiadomienie wykonawcy lub podwykonawcy oraz zamawiającego lub delegującego o zauważonych niezgodnościach w SZJ, w procesie wykonawcy lub podwykonawcy lub dotyczących SpW;

2) delegowanie procesu nadzorowania jakości lub GQA u podwykonawcy do innego RPW lub instytucji narodowej;

3) uzgodnienie z wykonawcą lub podwykonawcą działań korygujących;

4) monitorowanie działań wykonawcy lub podwykonawcy w odniesieniu do SpW niezgodnego z wymaganiami;

5) monitorowanie działań wykonawcy lub podwykonawcy w odniesieniu do podwykonawców;

6) informowanie delegowanych lub delegujących o wzroście poziomu ryzyka w nadzorowanym procesie;

7) wykonanie oceny realizowanych przez wykonawcę lub podwykonawcę procesów.

4.6.4. Jeżeli wystąpi istotne zagrożenie w realizacji umowy, to czynności realizowane

w procesie nadzorowania jakości obejmują dodatkowo w szczególności:

1) odrzucenie niezgodnego SZJ, procesu wykonawcy lub SpW i zaprzestanie dalszych działań do czasu określenia i usunięcia przez wykonawcę przyczyny niezgodności oraz poinformowanie o tym fakcie zamawiającego i Szefa Agencji Uzbrojenia;

2) żądanie zatrzymania realizacji procesów wykonawcy, gdy dotyczą SpW lub jego elementów dostarczonych przez zamawiającego;

3) sporządzenie Raportu niezgodności jakościowych QDR, stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej procedury, a w przypadku takiego wymagania wysłanie formularza QDR do zamawiającego lub delegującego.

4.7. Szczegółowe zasady wykonywania czynności przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR.

4.7.1. Weryfikacja dokumentacji technicznej, w oparciu o którą będzie realizowany proces nadzorowania jakości lub GQA obejmuje:

1) identyfikację w odniesieniu do zapisów umowy;

2) weryfikację statusu (w szczególności aktualności i kompletności).

4.7.2. Zgodność systemu zarządzania pomiarami, procesów pomiarowych oraz wyposażenia pomiarowego przedstawiciel wojskowy lub GQAR weryfikuje w szczególności na podstawie:

1) przywołania w stosownej dokumentacji;

2) zapisów dotyczących na przykład: legalizacji, wzorcowania, potwierdzenia metrologicznego;

3) oznaczenia statusu wyposażenia pomiarowego;

4) zgodności z wymaganiami normy PN-EN ISO 10012 "Systemy zarządzania pomiarami - wymagania dotyczące procesów pomiarowych i wyposażenia pomiarowego".

4.7.3. Ocena działań wykonawcy lub podwykonawcy w zakresie zapewnienia jakości SpW w procesie wytwarzania, obejmuje w szczególności weryfikację:

1) zapisów w karcie wykonanych operacji (podpisy i pieczęcie kontroli jakości);

2) wyników prób i badań potwierdzających zgodność z wymaganiami jakościowymi;

3) wyników pomiarów (protokół pomiarów, podpisy i pieczęcie kontroli jakości);

4) protokołów przyjęcia-przekazania SpW dostarczonego przez zamawiającego;

5) programów badań i sprawozdań z badań realizowanych lub zleconych przez wykonawcę umowy.

4.7.4. Zgodność lub niezgodność wprowadzonych zmian przedstawiciel wojskowy lub GQAR weryfikuje poprzez analizę zapisów, w szczególności:

1) kart zmian, notatek technicznych;

2) aneksów do umowy;

3) protokołów z badań.

4.7.5. Nadzorowanie postępowania wykonawcy z wyrobem dostarczanym przez

podwykonawców:

1) w przypadku stwierdzenia wystąpienia istotnego ryzyka w wyniku

przeprowadzonej oceny procesu nadzorowania jakości prowadzonego przez wykonawcę u podwykonawców określa się potrzebę delegowania procesu nadzorowania jakości lub GQA;

2) przy określaniu zakresu delegowania procesu nadzorowania jakości lub GQA u podwykonawców uwzględnia się wymagania klauzuli jakościowej zawartej w umowie z wykonawcą, ale przywołany tam zakres nadzorowania jakości nie musi być wprost przenoszony do umowy z podwykonawcą;

3) decyzja dotycząca zakresu delegowania procesu nadzorowania jakości, który konieczny jest do zastosowania u podwykonawcy może dotyczyć:

a) obniżenia zakresu nadzorowania jakości w szczególności

w przypadku występowania akceptowalnego ryzyka w ramach wcześniejszych dostaw realizowanych przez tego poddostawcę,

b) rozszerzenia zakresu nadzorowania jakości w szczególności w przypadku występowania nieakceptowalnego ryzyka, które w ocenie przedstawiciela wojskowego lub GQAR nie może zostać zminimalizowane w ramach działań podejmowanych w ramach nadzoru wykonawcy nad podwykonawcą,

c) odstąpienia od delegowania procesu nadzorowania jakości lub GQA w szczególności, kiedy w ocenie przedstawiciela wojskowego lub GQAR działania podjęte przez wykonawcę w tym zakresie pozwalają na minimalizację ryzyka do akceptowalnego poziomu, a także dla wyrobów mało skomplikowanych, lub o niskim poziomie ryzyka, lub wyrobów powszechnie dostępnych.

4) przed delegowaniem procesu nadzorowania jakości lub GQA należy sprawdzić, czy podwykonawca jest producentem SpW; delegowany proces nadzorowania jakości lub GQA, co do zasady powinien być przeprowadzony u producenta SpW;

5) w przypadku, kiedy podwykonawca nie jest producentem SpW, należy wymagać od wykonawcy wskazania producenta i zapewnienia umieszczenia w umowie kierowanej bezpośrednio do producenta wyrobu zapisów umożliwiających realizację u niego procesu nadzorowania jakości lub GQA;

6) przedstawiciel wojskowy lub GQAR uzgadnia z wykonawcą zapisy klauzuli jakościowej i sprawdza, czy wprowadzono do umowy z podwykonawcą ustalone wymagania dotyczące procesu nadzorowania jakości (na podstawie kopii umowy z podwykonawcą);

7) szczegółowe zasady postępowania dotyczące delegowania procesu GQA zawarte są w publikacji AQAP 2070;

8) szef RPW, które realizuje proces nadzorowania jakości lub GQA, występuje z wnioskiem o przeprowadzenie procesu nadzorowania jakości do RPW, w którego obszarze działania znajduje się podwykonawca, lub które specjalizuje się w danym rodzaju sprzętu i będzie realizowało proces nadzorowania jakości lub GQA na jego rzecz;

9) do celów delegowania procesu nadzorowania jakości do innego RPW należy stosować formularz zamieszczony w załączniku nr 1 do niniejszej procedury;

10) RPW delegujące monitoruje przebieg procesu nadzorowania jakości prowadzonego przez inne RPW oraz wspiera jego działania poprzez wymaganie od wykonawcy SpW odpowiednich działań w stosunku do jego podwykonawcy.

4.7.6. Nadzór w miejscu badania SpW (w tym w laboratorium badawczym).

Przedstawiciel wojskowy lub GQAR wykonuje następujące czynności:

1) wskazuje dostawcy próbkę do badań w ilości określonej w metodyce badań lub przez jednostkę badawczą;

2) weryfikuje stosowane metody badawcze z wymaganiami specyfikacji technicznej;

3) sprawdza realizację zakresu wymaganych badań określonych w specyfikacji technicznej, monitorując wykonywane czynności;

4) przegląda wyniki badań, sprawdza ich kompletność oraz weryfikuje w odniesieniu do wymagań specyfikacji technicznej;

5) nadzoruje działania korygujące dotyczące badań lub SpW.

Przedstawiciel wojskowy lub GQAR przedstawia, obecnemu podczas badań przedstawicielowi wykonawcy, spostrzeżenia lub niezgodności dotyczące niewłaściwych czynności podczas badania SpW, wykonanych przez kierownictwo lub personel jednostki badawczej.

4.7.7. Nadzorowanie postępowania wykonawcy lub podwykonawcy, w przypadku SpW niezgodnego z wymaganiami:

1) w zakresie niezgodności wykrytych przez wykonawcę lub podwykonawcę przedstawiciel wojskowy lub GQAR wykonuje przegląd realizowanych przez wykonawcę lub podwykonawcę procesów nadzoru nad SpW, w którym stwierdzono niezgodność (niespełniający wymagań), w szczególności w obszarze:

a) identyfikowania niezgodności;

b) oznakowania i zabezpieczenia w sposób uniemożliwiający jego wykorzystanie niezgodnie z przeznaczeniem;

c) analizy przyczyny źródłowej powstania niezgodności;

d) oceny skuteczności realizowanych korekcji oraz podejmowanych działań korygujących;

e) dokumentowania wyników podejmowanych korekcji, działań korygujących i przechowywania zapisów.

2) SpW o nieokreślonym lub nieznanym statusie uznaje się za SpW, w którym stwierdzono niezgodność (niespełniający wymagań):

3) przedstawiciel wojskowy lub GQAR i/lub zamawiający mogą zakwestionować udokumentowane wyniki procesów identyfikacji, nadzoru oraz oddzielenia niezgodnego SpW, jeśli zostało udowodnione, że nie wykonano niezbędnych kontroli.

4.7.8. Postępowanie w przypadku niezgodności, która została wykryta po dostarczeniu SpW zamawiającemu (reklamacja) lub niezgodności wykrytych przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR powinno obejmować, w szczególności:

1) działania zgodne z wymaganiami określonymi w tym zakresie w umowie;

2) komunikowanie się z użytkownikiem SpW lub odbiorcą SpW, w celu ustalenia zasad postępowania - trybu rozpatrywania reklamacji;

3) żądanie od wykonawcy lub podwykonawcy rozpoczęcia postępowania wyjaśniającego oraz monitorowanie podjęcia działań mających na celu zbadanie przyczyn powstania niezgodności;

4) żądanie od wykonawcy lub podwykonawcy przekazania informacji na temat:

a) uprzednio dostarczonego SpW, którego może dotyczyć zidentyfikowana niezgodność;

b) niezwłocznego powiadomienia użytkowników SpW lub odbiorców SpW o występującej niezgodności i jej skutkach;

5) nadzorowanie wdrożenia odpowiednich działań;

6) ocena skuteczności działań podjętych przez wykonawcę lub podwykonawcę (w przypadku SpW już eksploatowanego, w porozumieniu z użytkownikiem SpW lub odbiorcą SpW);

7) przekazanie danych dotyczących nadzorowania reklamacji do składającego wniosek o przeprowadzenie procesu nadzorowania jakości lub GQA.

4.7.9. Zgoda na odstępstwo:

1) do opiniowania lub akceptacji wniosku o zgodę na odstępstwo upoważniają przedstawiciela wojskowego lub GQAR postanowienia umowy lub zapisy RGQA z zastrzeżeniem ppkt 3;

2) przedstawiciel wojskowy lub GQAR informuje wykonawcę lub podwykonawcę o zasadach obowiązujących w procesie składania wniosków o zgodę na odstępstwo;

3) upoważnienie przedstawiciela wojskowego lub GQAR do akceptacji zgody na odstępstwo, o którym mowa w ppkt 1, może dotyczyć wyłącznie odstępstw niewielkich - wszystkie wnioski dotyczące odstępstw poważnych (ang. major) powinny być rozpatrywane przez zamawiającego po uzyskaniu (jeśli tak przewiduje umowa lub RGQA) opinii przedstawiciela wojskowego lub GQAR;

4) odstępstwa poważne dotyczą niezgodności, które mogą mieć wpływ na:

a) działanie,

b) środowisko,

c) bezpieczeństwo,

d) zamienność,

e) niezawodność,

f) obsługi walność,

g) trwałość użytkową (długość okresu użytkowania lub przechowywania),

h) wygląd,

i) koszty użytkowania, zabezpieczania i utylizacji;

5) odstępstwa poważne występują również wówczas, gdy koszt lub termin dostawy lub realizacji usługi wymagają zmiany;

6) wszystkie inne odstępstwa od wyspecyfikowanych wymagań jakościowych, które nie zaliczają się do klasy odstępstw poważnych uważane są za niewielkie;

7) warunkiem akceptacji lub wydania opinii do wniosku o zgodę na odstępstwo jest uzyskanie od wykonawcy dokumentów lub zapisów opisujących niezgodność z określonymi wymaganiami jakościowymi (powołania się na obiektywne dowody badania odstępstw i przyjęte rozwiązania), które powinny zawierać:

a) opisaną przyczynę niezgodności, miejsce powstania, osoby odpowiedzialne,

b) jednoznaczny, nie pozostawiający wątpliwości opis proponowanych odstępstw od wymagań jakościowych zawartych w umowie wraz z uzasadnieniem (wykaz rozbieżności, rysunek),

c) opis konsekwencji dotyczących czasu i kosztów wynikających z działań korygujących,

d) opis działań korygujących, jakie zostały wdrożone i ocenione,

e) protokół z badań laboratoryjnych (wg potrzeb),

f) zatwierdzenie odstępstwa przez kierownictwo wykonawcy;

8) przedstawiciel wojskowy lub GQAR w zakresie Wniosku o zgodę na odstępstwo, może zażądać przeprowadzenia dodatkowych badań na koszt wykonawcy lub podwykonawcy, w celu uzyskania dowodu, że odstępstwo mieści się w granicach nadzorowanego ryzyka niespełnienia przez SpW wymagań umowy;

9) w przypadku, jeśli występują wątpliwości związane z zakwalifikowaniem odstępstwa do odpowiedniej klasy, przedstawiciel wojskowy lub GQAR opiniuje wniosek o odstępstwo i pozostawia jego rozpatrzenie do decyzji zamawiającego;

10) przedstawiciel wojskowy lub GQAR każdorazowo powiadamia zamawiającego lub delegującego RGQA o akceptacji wniosku wykonawcy o zgodę na odstępstwo;

11) powtarzające się niezgodności lub wnioski o zgodę na odstępstwo wskazują, że SZJ nie jest skuteczny, w związku z powyższym należy przeprowadzić identyfikację ryzyka występującego we właściwych procesach wykonawcy oraz uaktualnić plan nadzorowania lub plan GQA.

4.7.10. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w dokumentacji produkcyjnej SpW w trakcie realizacji umów na zamówienie resortu obrony narodowej, przedstawiciel wojskowy opiniuje wnioski dotyczące zmian w dokumentacji produkcyjnej, które zatwierdza uprawniona osoba, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

4.7.11. Monitorowanie postępowania wykonawcy lub podwykonawcy z SpW - niezgodnym, niepodlegającym naprawie, poprzez:

1) sprawdzenie jednoznacznego określenia statusu SpW zgodnie ze stosowanymi procedurami wykonawcy lub podwykonawcy akceptowanymi przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR;

2) sprawdzenie postępowania wykonawcy lub podwykonawcy ze SpW (oznakowanie lub trwałe uszkodzenie), w celu uzyskania pewności, że zamierzone jego wykorzystanie nie będzie możliwe;

3) uzgodnienie z wykonawcą miejsca i okresu przechowywania SpW niezgodnego z wymaganiami.

5. Zakończenie procesu nadzorowania jakości lub GQA.

5.1. Proces kontroli końcowej lub formalnej akceptacji.

5.1.1. Jeżeli we wniosku o przeprowadzenie procesu nadzorowania jakości, RGQA lub umowie nie były określone specjalne wymagania dotyczące udziału przedstawiciela wojskowego lub GQAR w procesie kontroli końcowej lub formalnej akceptacji SpW, to realizuje on tylko zadania określone w RGQA lub klauzuli jakościowej i wprowadzone do realizacji w planie nadzorowania lub planie GQA.

5.1.2. Jeżeli wymagane jest uczestnictwo przedstawiciela wojskowego lub GQAR w prowadzonym przez wykonawcę procesie kontroli końcowej lub formalnej akceptacji SpW, przedstawiciel wojskowy lub GQAR weryfikuje zgodność SpW z wymaganiami jakościowymi umowy na podstawie wykonywanego badania lub obserwacji prowadzonego badania SpW lub przeglądu i oceny poniższych zapisów:

1) zatwierdzonego programu testów i metodyk prób lub testów oraz badań SpW;

2) protokołu z wynikami prób lub testów i badań, potwierdzających zgodność SpW z zapisanymi w umowie wymaganiami jakościowymi;

3) wpisów w kartach wykonanych operacji, podpisów, pieczęci;

4) metryk, świadectw jakości, świadectw zgodności, formularzy technicznych, świadectw wzorcowania (kalibracji);

5) zaakceptowanych wniosków o zgodę na odstępstwo.

5.1.3. Przedstawiciel wojskowy lub GQAR przystępuje do weryfikacji zgodności SpW

zakwalifikowanego przez kontrolę jakości wykonawcy jako zgodnego

z wymaganiami jakościowymi umowy w ciągu 5 dni roboczych licząc od daty otrzymania pisemnego zgłoszenia od wykonawcy, jeśli postanowienia umowy nie stanowią inaczej.

5.1.4. Do zgłoszonego przez wykonawcę SpW powinny być załączone następujące dokumenty: dokumentacja zgodnie z umową, metryki, które podlegają weryfikacji przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR, inne dokumenty uzgodnione z wykonawcą.

5.1.5. Jeśli przedstawiciel wojskowy lub GQAR stwierdza niezgodność, której wykonawca

nie jest w stanie usunąć w trakcie procesu kontroli końcowej

lub formalnej akceptacji, to sporządza na tę okoliczność raport niezgodności jakościowych (Quality Deficiency Report - QDR). Wymagane jest wówczas ponowne pisemne zgłoszenie SpW przez wykonawcę.

5.1.6. Po pozytywnej weryfikacji przedstawiciel wojskowy lub GQAR nadzoruje zabezpieczenie SpW przez wykonawcę w sposób określony w wymaganiach umowy.

5.2. Udokumentowanie przeprowadzenia procesu nadzorowania jakości lub GQA.

5.2.1. Jeżeli jest to wymagane przez zapisy umowy lub RGQA, przedstawiciel wojskowy lub GQAR:

1) potwierdza przeprowadzenie procesu nadzorowania jakości lub GQA podpisując Oświadczenie przedstawiciela wojskowego lub GQAR o procesie nadzorowania jakości lub GQA znajdujące się w II części świadectwa zgodności (Certificate of Conformity - CoC), stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszej procedury:

a) w przypadku realizacji procesu nadzorowania jakości: "W odniesieniu do świadectwa zgodności określonego w części I pkt 1, zapewnia się, że proces nadzorowania jakości wyrobu zgodnie z wymaganiami zawartymi w klauzuli jakościowej włączonej do umowy (zamówienia) nr ........ został przeprowadzony w zakresie obszarów ryzyka (zakomunikowanych przez zamawiającego oraz zidentyfikowanych przez przedstawiciela wojskowego) umieszczonych w planie nadzorowania nr ............ z dnia ................, z późniejszymi zmianami" oraz zaakceptowanymi przez zamawiającego odstępstwami 45 .;

b) w przypadku realizacji GQA - zgodnie z wytycznymi zawartymi w publikacji AQAP 2070.

2) podpisuje, jeśli było takie wymaganie, inne dokumenty wymienione w umowie zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi.

5.2.2. Świadectwa zgodności (Certificate of Conformity - CoC) wystawione zgodnie z AQAP 2070 przez wykonawcę lub podwykonawcę zagranicznego, w którym GQAR podpisał oświadczenie dotyczące przeprowadzenia GQA, należy traktować jako potwierdzenie przeprowadzenia procesu nadzorowania jakości równorzędne ze świadectwem zgodności lub CoC podpisanym przez przedstawiciela wojskowego.

5.3. Nadzór nad pakowaniem, przechowywaniem, zabezpieczeniem i wysyłką SpW.

Poprawność działań wykonawcy lub podwykonawcy, w zakresie pakowania, przechowywania, zabezpieczania i wysyłki SpW, przedstawiciel wojskowy lub GQAR weryfikuje na zgodność z wymaganiami zawartymi w stosowanych przez wykonawcę lub podwykonawcę procedurach i instrukcjach, jeżeli w umowie nie zapisano innych wymagań.

5.4. Działania przedstawiciela wojskowego lub GQAR dotyczące zakończenia procesu nadzorowania jakości.

5.4.1. Na podstawie zrealizowanych działań, zawartych w planie nadzorowania lub planie GQA, gromadzi dane oraz dokonuje ich analizy w celu określenia, czy SZJ wykonawcy lub podwykonawcy, posiadane środki, urządzenia oraz możliwości techniczne zapewniły spełnienie wymagań jakościowych zawartych w umowie, zgodnie z deklaracją wykonawcy, czy też wymagały wprowadzenia przez wykonawcę działań mających na celu minimalizację zidentyfikowanego ryzyka niespełnienia wymagań. Powyższe umożliwi przedstawicielowi wojskowemu ocenę własnych działań i podjęcie właściwych decyzji w planowaniu kolejnych procesów nadzorowania jakości. Wnioski z przeprowadzonej analizy archiwizuje w celu wykorzystania w procesie oceny ryzyka występującego u danego wykonawcy na potrzeby prowadzenia przyszłych procesów nadzorowania jakości lub GQA.

5.4.2. Opracowuje informację o statusie ryzyka, które faktycznie wystąpiło w procesie nadzorowania jakości lub GQA, w celu wykorzystania przy realizacji kolejnych procesów nadzorowania jakości, oraz powiadamia:

1) delegującego GQA (za pośrednictwem Agencji Uzbrojenia) o zakończeniu realizacji danego wniosku o GQA oraz poprzez formularz RIAC stanowiący załącznik do RGQA informuje o statusie ryzyka występującego na zakończenie procesu GQA (przesyła do Agencji Uzbrojenia wszystkie dokumenty wymagane w procesie GQA w terminie do 10 dni roboczych od dnia zakończenia realizacji GQA);

2) zamawiającego oraz instytucję ekspercką właściwą w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej lub organ logistyczny właściwy w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej o statusie ryzyka na zakończenie procesu nadzorowania jakości odnosząc się do obszarów ryzyka zawartych w arkuszu analizy ryzyka dołączonym do polecenia nadzorowania w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia procesu nadzorowania jakości, wykorzystując formularz arkusza analizy ryzyka zgodny z załącznikiem nr 1 do "P-01 Procedury wykonawczej - zasady włączania wymagań zapewnienia jakości do umowy;

3) RPW delegujące proces nadzorowania jakości o statusie ryzyka na zakończenie procesu nadzorowania jakości odnosząc się do obszarów ryzyka zidentyfikowanych przez RPW delegujące z wykorzystaniem formularza zawartego w załączniku nr 1 do niniejszej procedury, w terminie 10 dni roboczych.

W każdym z wymienionych przypadków może również dołączyć do przesyłanej informacji propozycje lub uwagi lub zalecenia dotyczące realizacji przyszłych procesów nadzorowania jakości lub GQA.

5.5. Archiwizowanie i wykorzystywanie danych z realizowanych procesów nadzorowania jakości lub GQA.

5.5.1. Archiwizacji (w formie teczki nadzorowania) podlegają dokumenty i zapisy dotyczące procesu nadzorowania jakości lub GQA (np. podejmowanych decyzji w zakresie nadzorowania jakości dla danej umowy), w szczególności:

1) dokumenty inicjujące proces nadzorowania lub GQA (wyszczególnione w pkt 3.1 niniejszej procedury);

2) umowa wraz aneksami;

3) zapisy z przeglądu umowy;

4) notatka ze spotkania organizacyjnego z wykonawcą;

5) notatka z oceny SZJ wykonawcy;

6) plan nadzorowania lub plan GQA wraz ze zmianami;

7) arkusz czynności przedstawiciela wojskowego lub GQAR w procesie nadzorowania jakości lub GQA;

8) zgłoszenia wykonawcy do weryfikacji zgodności SpW;

9) wnioski o zgodę na odstępstwo;

10) świadectwo zgodności (Certificate of Conformity - CoC);

11) raport niezgodności jakościowych (Quality Deficiency Report - QDR);

12) dokumenty z postępowania reklamacyjnego.

5.5.2. Dokumenty i zapisy dotyczące procesu nadzorowania jakości lub GQA utrzymywane są przez okres określony wymaganiami umowy lub zgodnie z przepisami obowiązującymi w resorcie obrony narodowej, nie mniej jednak niż przez 5 lat. Informacja dotycząca ryzyka w GQA wymieniana pomiędzy delegującym RGQA i delegowanym nie może być udostępniana poza organizacje rządowe zaangażowane w realizację GQA i powinna być wykorzystywana tylko do planowania GQA.

5.5.3. Przedstawiciel wojskowy lub GQAR na zakończenie procesu nadzorowania jakości ocenia zdolność wykonawcy do realizacji wymagań umowy i określa ewentualne obszary ryzyka i wskazówki do procesów nadzorowania jakości u danego wykonawcy w przyszłości. Wnioski z przeprowadzonych ocen gromadzi się w formie bazy danych o wykonawcach, udostępnianej wyłącznie do użytku służbowego na potrzeby uczestników systemu zapewnienia jakości SpW.

5.5.4. Jeśli jest to możliwe, informacja zwrotna, pomiędzy delegowanym i delegującym RGQA, dotycząca ryzyka powinna być przekazywana elektronicznie. W przypadku braku takiej możliwości informacja ta może być przekazana pocztą w formie pisemnej.

5.5.5. Proces nadzorowania jakości lub GQA uważa się za zakończony w chwili podpisania przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR oświadczenia na ostatnim świadectwie zgodności lub CoC, wynikającym z zapisów umowy lub po przesłaniu informacji o statusie ryzyka, które faktycznie wystąpiło w procesie nadzorowania jakości lub GQA (zgodnie z pkt 5.4.2 niniejszej procedury), lub w przypadku zakończenia realizacji umowy na podstawie decyzji stron.

5.5.6. Działania wykonawcy w zakresie postępowań reklamacyjnych, wynikające ze zobowiązań przewidzianych umową lub przepisami, podlegają nadzorowaniu przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR, który prowadził proces nadzorowania jakości lub GQA w ramach realizacji danej umowy.

Załączniki:

Załącznik nr 1 - Wytyczne dotyczące stosowania formularza Wniosku o przeprowadzenie procesu nadzorowania jakości lub Informacji o statusie wniosku.

Załącznik nr 2 - Formularz Planu nadzorowania lub planu GQA.

Załącznik nr 3 - Wzór Arkusza czynności przedstawiciela wojskowego lub GQAR w procesie nadzorowania jakości lub GQA.

Załącznik nr 4 - Przykład Raportu niezgodności jakościowych (Quality Deficiency Report - QDR).

Załącznik nr 5 - Przykład Świadectwa zgodności (Certificate of Conformity - CoC).

Załącznik nr 6 - Instrukcja do przeprowadzenia oceny systemu zarządzania jakością wykonawcy lub podwykonawcy. Załącznik Nr 1 do Procedury Wykonawczej P-02